La burocrazia interna continua a rappresentare uno dei principali freni alla produttività delle aziende italiane. Non solo per il tempo perso, ma anche per l’impatto economico, organizzativo e umano che genera quotidianamente all’interno delle imprese.

Secondo un nuovo report presentato da Factorial Italia, una società italiana con circa 100 dipendenti può arrivare a perdere fino a 530mila euro l’anno a causa delle cosiddette “scartoffie”: ore improduttive, rallentamenti, errori operativi e attività amministrative ripetitive che sottraggono tempo alle funzioni strategiche.

L’analisi è stata presentata durante AI Week 2026, uno degli eventi italiani più importanti dedicati all’intelligenza artificiale e all’innovazione tecnologica, e fotografa una situazione che molte aziende conoscono bene: la digitalizzazione da sola non basta se i processi restano complessi.

Un manager su tre soffre della “Sindrome delle Scartoffie”

Il dato più significativo riguarda il tempo. Il 37% dei manager italiani dichiara di dedicare oltre cinque ore alla settimana ad attività burocratiche extra rispetto al proprio ruolo principale.

Questo significa meno spazio per strategia, leadership, sviluppo del business e innovazione. Secondo il report, sei manager su dieci affermano infatti che il peso amministrativo impedisce loro di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto.

A peggiorare il quadro ci sono inefficienze e rallentamenti: il 68% degli intervistati segnala che le attività burocratiche generano errori e complicazioni operative.

Il costo invisibile: stress, ansia e turnover

Le conseguenze non si fermano ai numeri di bilancio. La ricerca evidenzia un forte impatto anche sul benessere delle persone.

Il 46% dei manager associa la burocrazia a stress e ansia, mentre il 40% parla apertamente di frustrazione. Un dato particolarmente significativo riguarda anche la vita privata: metà degli intervistati dichiara di aver perso tempo libero o ore di sonno a causa del carico amministrativo.

Ancora più interessante è il dato sul turnover: il 64% dei manager ha pensato almeno una volta di lasciare l’azienda per il caos burocratico interno, e il 18% lo ha effettivamente fatto.

L’intelligenza artificiale può davvero cambiare le cose?

Nel report emerge con forza anche il ruolo crescente dell’intelligenza artificiale nei processi aziendali.

Oggi il 67% dei manager utilizza già strumenti AI per gestire attività amministrative, ma spesso in modo frammentato, senza una reale integrazione nei workflow aziendali.

Per l’86% dei professionisti intervistati, un sistema di AI integrato potrebbe migliorare concretamente la gestione delle attività burocratiche.

Il punto centrale, però, non sembra essere soltanto tecnologico. La vera sfida riguarda la semplificazione dei processi e la capacità delle aziende di trasformare l’AI in uno strumento capace di liberare tempo, ridurre attriti e restituire valore alle persone.

Come sottolinea il CEO di Factorial, Jordi Romero, digitalizzare senza semplificare rischia soltanto di “spostare la complessità online”.

La burocrazia digitale è il nuovo tema del lavoro contemporaneo

Il report di Factorial fotografa un fenomeno sempre più attuale: la trasformazione digitale non ha eliminato la burocrazia, ma l’ha resa spesso più veloce, diffusa e invisibile.

Tra piattaforme, approvazioni, fogli condivisi, workflow e notifiche continue, il rischio è che la tecnologia finisca per moltiplicare la complessità anziché ridurla.

Ed è forse proprio qui che si giocherà la prossima vera sfida del lavoro contemporaneo: utilizzare l’intelligenza artificiale non per aggiungere strumenti, ma per restituire tempo umano alle aziende.